Dokumentenmanagement
Mit Wiederfindungsgarantie
Die Software DOCBOX® trägt als Dokumentenmanagement-System maßgeblich zur Digitalisierung bei. Die Software bietet folgende Features im Überblick:
Überblick Module der Software:
Digitales Archiv
- Dank Leistungsstarker OCR-Software wird jedes Dokument durchsuchbar gemacht
- Alle Dokumente, an einem Ort, ob im Büro, Homeoffice oder aus dem Ausland – in Sekundenschnelle abrufbar!
- GoBD-konform und Revisionssicher!
Eingangsverarbeitung
- Eine Plattform für alle Dokumenteneingänge
- Bearbeitung? Dank Digitaler Stempel, Post-It’s und Notizfelder kein Problem
- E-Rechnung kompatibel – Nutzen Sie Ihre Daten!
Schnittstellen
- Finanzbuchhaltung: Datev, Addison
- Automobilhandel: Locosoft
- SAP: SAP Connector
- Allgemein ERP: Myfactory, Microsoft Dynamics 365 Business Central,
- Metropolis, L3, sykasoft
- Filetransfer aus Windows
- Modernste Schnittstellen-Technologie: RestAPI
Automatisierte Workflows
- Vom Rechnungseingang bis zum Steuerberater!
- Eigene Knotenpunkte festlegen – jeder Mitarbeiter erhält automatisch die richtigen Dokumente
- Karenzzeiten & Benachrichtigungen verhindern Prozess-Blockaden
Kostenloser Beratungstermin
- Kostenfreie Präsentation
- 30 Tage Kostenfrei testen!
Wer suchet, der findet – wer finden will, nutzt DOCBOX®
Eine Vielzahl von Dokumenten sind das Ergebnis der Zusammenarbeit verschiedener Unternehmensbereiche oder der sequenziellen Einbindung unterschiedlicher Abteilungen. Im Fokus steht die sofortige Verfügbarkeit der Dokumente. Mitarbeiter müssen sie lesen, weiterreichen oder verändern können, unabhängig davon, ob sie im Büro, daheim oder mobil arbeiten.
Die Ergebnisse unabhängiger Marktforschungsinstitute zeigen, dass Verwaltungsmitarbeitende durchschnittlich 30 bis 40 Prozent seiner/ihrer Zeit damit verbringen, Papierunterlagen, Festplatten und Aktenschränke zu durchsuchen, um dringend benötigte Informationen für die tägliche Arbeit zu finden.
30-40% Zeitersparnis
- Tägliches Suchen nach Dokumenten
- Zeitverlust: 30 – 40 % der Arbeitszeit
- Unproduktive Arbeitszeit
- Arbeitsfluss wird behindert
- Produktionsprozesse werden verzögert
Revisionssicherheit
Welche gesetzlichen Vorgaben und Pflichten gibt es?
- Handelsgesetzbuch HGB (§§ 239, 257 HGB)
- Abgabenordnung AO (§§ 146, 147 AO)
- Grundsätze ordnungsmäßiger
DV-gestützter Buchführungssysteme GoBS - Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung
und Aufbewahrung von Büchern GoBD - weitere steuerrechtliche und handelsrechtliche Vorgaben
Revisionssicher arbeiten mit der DOCBOX®
- Die DOCBOX® bietet alle notwendigen Voraussetzungen für ein revisionssicheres Arbeiten.
- Ein revisionssicheres DMS (Dokumenten-Management-System) ist Voraussetzung, um die Dokumente nach dem Scannen vernichten zu können – ein wesentlicher Aspekt für die Buchhaltung.
- Alle gesetzlichen Vorgaben und Pflichten für eine revisionssichere Ablage werden erfüllt.
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